L'App POS permette sia un rapido inserimento di addebiti predefiniti all'interno delle varie prenotazioni, sia eventualmente di emettere fatture e ricevute direttamente sull'app. Questa operazione può essere fatta per clienti che sono opsiti all'interno della struttura, quindi hanno una prenotazione all'interno dell'Agenda, sia per clienti cosiddetti "passanti", cioè per clienti che non pernottano in struttura, ma hanno consumato dei beni all'interno dell'edificio, come pasto al risporante, oppure seduta alla SPA, e via dicendo.

Come si può notare qui sotto, l'App POS permette di creare i documenti fiscali una volta selezionati gli addebiti desiderati. In questa sezione però non è possibile emettere, in caso di emissione errata di fattura, una nota di credito, come procedere quindi?

Di seguito analizzeremo due casi: se la fattura è relativa a ospiti presenti in struttura, quindi che hanno una prenotazione all'interno dell'Agenda, e se la fattura è legata a ospiti passanti, quindi non ci sono riferimento in Agenda a riguardo.

⚠️ In questa guida parliamo di come emettere note di credito, quindi solo se il documento da correggere è una fattura. Se è una ricevuta ricordiamo che l'operazione va annullata prima di tutto sulla cassa telematica RT che ha emesso il documento (qualora non si sapesse come procedere, si rimanda al tecnico che l'ha installata), e poi solo successivamente sul gestionale.

Figura 1

Per completezza di informazioni, lasciamo qui di seguito il link alla guida su tutte le funzionalità dell'App POS:

https://guide.hotelincloud.com/it/articles/5541108-il-modulo-app-pos-e-gli-addebiti-predefiniti

Se il cliente è già presente in struttura, basterà entrare nella sua prenotazione e seguire questa guida (https://guide.hotelincloud.com/it/articles/5553590-come-creare-una-nota-di-credit), inserendo gli addebiti relativi alla fattura emessa da POS con valore negativo e premendo la voce "Nota di credito" in fondo alla tabella degli addebiti all'interno della prenotazione stessa.

Figura 2

Qualora sia necessario annullare una fattura creata per un passante, per emettere una nota di credito bisogna:

1) creare una prenotazione fittizia all'interno dell'Agenda. Potete crearla in un giorno passato/presente/futuro, non serve inserirla nel giorno di emissione della fattura, potete crearla nel periodo e nella tipologia che vi risulta più comodo;

🛋️ per comodità, una volta creata potete spostarla nell'Area di Lavoro della tipologia scelta e fissarla (pallino arancione 🟠), in questo modo non occuperà potenziali posti rimasti liberi per prenotazioni future;

Figura 3

2) eliminare gli addebiti inseriti automaticamente dal sistema (Soggiorno, Tassa di soggiorno, ecc...);

3) inserire i valori negativi che servono per annullare la fattura incriminata (qui la guida completa sul processo da seguire, poi premere "Nota di credito" (https://guide.hotelincloud.com/it/articles/5553590-come-creare-una-nota-di-credit);

4) dopo l'emissione della nota di credito potete anche cancellare la prenotazione. Questa operazione non influenzerà il documento appena emesso, perché questo, nonostante l'assenza della prenotazione di riferimento rimarrà salvato in Altro > Fatturazione.