Per creare un documento (fattura o ricevuta) puoi partire da una qualsiasi pagina di Hotel in Cloud dove ti sia possibile selezionare degli addebiti, come ad esempio:
Dentro una prenotazione (singola o di gruppo)
Dentro la pagina Addebiti (menu Altro > Addebiti)
Vediamo di seguito per esempio come fare da dentro una prenotazione (ma il processo è il medesimo ovunque):
Apri una prenotazione e scendi fino alla sezione Addebiti.
Seleziona gli addebiti che vuoi fatturare:
clicca sul bottone del tipo di documento che vuoi creare:
Nella schermata successiva presta attenzione alla data e al numero progressivo che stai stampando sul documento
Puoi cliccare sul nome dell’ospite o selezionarne uno dall’archivio per caricare automaticamente i dati nei campi corrispondenti:
Se il pagamento avviene al momento dell’emissione del documento, seleziona Pagato e inserisci il metodo utilizzato.
Se il pagamento sarà successivo, seleziona Non pagato (a sospeso) e, se vuoi, specifica la scadenza per il pagamento.
Ora, puoi decidere se visualizzare un’anteprima del documento, se stamparlo o se scaricarlo:
💡Nota su Proforma di fattura: nel caso di emissione di una fattura, cliccando su Anteprima verrà generato un proforma di fattura.
Cose da sapere
Tutti i documenti (fatture e ricevute) relativi ad una prenotazione li trovi:
aprendo la prenotazione → scorrendo fino alla sezione Fatturazione.
Dentro la pagina Altro > Fatturazione.
Da qui hai la possibilità di visualizzare, stampare o scaricare il documento cliccando sulle icone accanto al nome del documento.
Cliccando sulla scritta a destra [cancella], il documento viene eliminato dal sistema.
⚠️ Nell'utilizzare questa funzionalità presta particolare attenzione alla correttezza dei numeri progressivi dei documenti futuri.
Come crea una fattura proforma?
Inizia a creare una fattura, come indicato sopra
Quando hai compilato i dati necessari, premi sul tasto Anteprima.
Come creo una fattura di riepilogo?
clicca sul menu Altro → Fatturazione:
seleziona le ricevute da includere nella fattura di riepilogo cliccando sulle spunte a sinistra:
Scendi verso il basso e clicca sul pulsante Crea fattura di riepilogo per procedere:
Quindi prosegui come per una normale fattura.
Come fatturo insieme degli addebiti di camere diverse?
Esempio: Poniamo di voler inserire in un unico documento tutti gli addebiti relativi al sig. Rossi e l’addebito “Sauna” relativo al sig. Verdi.
clicca sul menu Altro → Addebiti:
seleziona un periodo che comprenda gli addebiti che vuoi fatturare:
Seleziona tutti gli addebiti del sig. Rossi e l’addebito “Sauna” del sig. Verdi utilizzando le spunte a sinistra:
Scendi e clicca sul pulsante Crea ricevuta o Crea fattura
Quindi prosegui come per una normale fattura.