Nella seguente guida è spiegato come effettuare il trasferimento ("spezzare") di una prenotazione da una camera a un'altra:
Nel caso in cui alcuni ospiti si "dividono" in più camere/alloggi diversi, il gestionale non permette di spezzare una prenotazione in piu' alloggi paralleli negli stessi giorni.
Quindi, quali operazioni bisogna seguire se invece di una prenotazione intera si vuole spostare solamente una o più schedine da una prenotazione a un'altra, cambiando quindi alloggio?
Qui di seguito sono mostrati due modi per raggiungere lo stesso obiettivo.
Modalità 1 - gli ospiti rimangono registrati nella prenotazione iniziale
La prima modalità prevede di creare una prenotazione, qualora non si tratti di cambi di alloggio tra prenotazioni già presenti in Agenda, nel secondo alloggio anche senza ospiti, mantenendo così mantenendo le schedine ospiti sulla prenotazione originale.
Modalità 2 - gli ospiti vengono registrati nella nuova prenotazione
Se, invece, volete riportare gli ospiti nella nuova prenotazione, potete indicare nella prenotazione originaria che gli ospiti specifici fanno il check-out anticipato, e poi rifate il check-in nella nuova prenotazione separata.
Per farlo bisogna prima di tutto andare nella sezione Schedine ospiti "Alloggiat" all'interno della prenotazione iniziale. Ogni schedina ha le date di arrivo e partenza. Normalmente queste date sono uguali al primo e ultimo giorno della prenotazione, in questo caso però andrà anticipata la data di partenza al giorno in cui gli ospiti si trasferiscono nella nuova prenotazione. Fatto questo, si salvano le modifiche apportate.
Nella nuova prenotazione invece andrà eventualmente modificata la data di arrivo dei nuovi ospiti, in modo che coincida con quella di partenza dalla prenotazione di origine.
La modifica delle date di ogni ospite va effettuata dalla relativa schedina:
In pratica è come se questi ospiti facessero un check-out anticipato dalla prima prenotazione, seguito da un eventuale check-in (ritardato se la prenotazione in cui vanno è già presente sul gestionale e non creata ad hoc) nella successiva.
N.B.: queste operazioni di anticipare la partenza (check-out) e di posticipare l'arrivo (check-in) di clienti si possono eseguire anche nei semplici casi in cui l'ospite parte prima o arriva dopo rispetto alle date originali della rispettiva prenotazione.
N.B.2: in questo secondo caso, in cui si fa un secondo check-in per gli ospiti spostati è giusto tenere a mente che questa registrazione è un check-in a tutti gli effetti, quindi ai sensi di una corretta comunicazione alla questura, queste operazioni vanno eseguite PRIMA dell'invio dei dati alla PS, o se fatto in maniera eccezionale dopo questo invio, sincerarsi di effettuarne un'altro a operazione conclusa, in modo che i nuovi check-in siano comunicati correttamente.