Grazie ai Messaggi Automatici è possibile pianificare nel gestionale l'invio di comunicazioni automatiche agli ospiti tramite e-mail.
Il gestionale permette di configurare gli invii automatici al verificarsi di determinate condizioni.
Nelle prossime righe elenchiamo tutte le configurazioni possibili per permetterti di definire la migliore combinazione per le esigenze della tua struttura.
⚠️ L'invio funzionerà solo per i modelli email ⚠️
🚪Come entrare nella configurazione dei messaggi
Da Altro>Configurazione>Messaggi>Messaggi automatici e cliccate il pulsante.
Il primo campo servirà ad impostare il modello da rendere automatico, le successive condizione che si possono impostare, si possono impostare di seguito nella guida.
⌚ Tipi di condizioni possibili
1. Invia rispetto alla data di arrivo
Usando questa condizione il messaggio parte X giorni prima/dopo del check-in dell'ospite.
Tenendo l'immagine come esempio, "Invia il messaggio alla prime occasione utile" invierà il modello di messaggio anche se la prenotazione dovesse entrare dopo i giorni indicati sopra.
Se dunque il messaggio è impostato per essere inviato 3 giorni prima del check-in, con l'opzione "Invia il messaggio alla prima occasione utile" il modello verrà inviato anche a prenotazioni create 2 giorni prima del check-in.
2. Invia il messaggio X giorni dopo il check-OUT
Usando questa condizione il messaggio parte X giorni prima/dopo il check-out dell'ospite.
3. Invia il messaggio alla creazione della prenotazione.
Usando questa condizione il messaggio parte non appena la prenotazione diventa visibile nell'Agenda.
Esempio: Arriva una prenotazione da OTA con check-in tra 1 mese: il messaggio parte subito (indipendentemente dalla data di check-in).
💡 Nota: per tutti i tipi di condizioni descritti è possibile stabilire anche l'ora precisa di invio all'interno della giornata selezionata.
4. Altri criteri di impostazione.
1) Sarà possibile indicare che il messaggio deve essere inviato solo a prenotazioni con una specifica origine:
-Qualunque
-Manuale
-Booking Engine
-Preventivo
-Channel manager.
2) Inoltre è possibile filtrare per presenza o meno delle schede ospiti in una prenotazione
3) Filtrare il messaggio solo per determinate tipologie, attivate la spunta, solo le tipologie che poi verranno selezionate saranno soggette agli automatismi impostati
N.B. non è possibile combinare le origini, se voleste creare un messaggio per tutte le origini tranne che, per esempio, Channel Manager, dovrete creare un modello per Origine, ed impostare per ognuno il proprio automatismo.
🏗 Template (modelli) di messaggi
Per ogni messaggio automatico impostato è necessario definire il contenuto del messaggio da inviare (definito "template" o "modello").
👅 Lingue
Per ogni messaggio automatico possono essere impostati template in più lingue in modo tale da corrispondere (dove possibile) alla lingua dell'ospite indicata all'interno di ogni singola prenotazione.
Ogni prenotazione nel gestionale contiene il campo "Lingua" che per impostazione predefinita appare vuoto.
La lingua delle prenotazioni va quindi indicata manualmente.
La logica generale di invio è la seguente:
Per le prenotazioni che non hanno indicato alcuna lingua (campo vuoto): il messaggio automatico partirà in italiano.
Per le prenotazioni che hanno indicato la lingua dell'ospite:
se è presente un template in quella lingua: il messaggio automatico partirà nella lingua selezionata.
se non è presente un template in quella lingua: il messaggio partirà in inglese (o, se assente, in italiano).
A tal proposito, per strutture che lavorano anche con ospiti esteri consigliamo di impostare i template almeno in italiano + inglese.
📵 Bloccare puntualmente gli invii automatici
Nel caso in cui per la struttura sia configurato almeno un invio automatico, all'interno di ogni singola prenotazione saranno mostrati dei flag con i quali inibire gli invii automatici dei messaggi.
Nel caso aveste dubbi, non esitate a contattarci in Chat Assistenza 😁