Impostare lo stato di presenza dell'ospite
Per impostare una prenotazione come in stato "check-in" ti è sufficiente aprire la prenotazione e andare alla sezione "Stato della prenotazione":
La selezione dello stato di presenza è istantaneo e aggiorna subito il colore della prenotazione in Agenda.
💡 Nota: Quando si registrano i dati degli ospiti lo stato di presenza diventa automaticamente "L'ospite ha fatto il check-in".
Per la registrazione dei dati degli ospiti leggi la prossima sezione.
Registrazione dati degli ospiti
L'azione di check-in corrisponde solitamente alla registrazione dei dati degli ospiti (per la comunicazione al Portale Alloggiati della Questura).
Per registrare le schede ospiti, vai su Agenda → apri la prenotazione desiderata → vai alla sezione Schede ospiti → clicca su Compila le schede ospiti.
💡 Nota: Qui si aprono diverse e interessanti possibilità in base a come scegli di impostare il lavoro nella tua struttura:
Inserimento manuale dei dati: (metodo classico, ma lungo),
Uso del Self Check-in: Vai alla guida,
OCR: acquisizione automatica con scanner: Vai alla guida,
OCR: Acquisizione automatica da foto: vedi le righe seguenti
Acquisizione da foto
Se non hai uno scanner compatibile, puoi scegliere di importare nella schedina la foto del documento di identità dell'ospite premendo sull'apposito tasto:
In questo modo puoi velocizzare il processo di check-in al bancone, evitando di trattenere il documento dei viaggiatori.
In base al dispositivo che stai utilizzando hai due possibilità:
da PC: puoi scegliere di caricare una foto scattata in precedenza.
da smartphone o tablet: puoi scegliere di caricare una foto esistente, oppure di scattarne una al volo.
Tipologie di ospite
Differenze:
Ospite Singolo -> Documenti obbligatori, non incide sugli altri membri.
Capogruppo -> Documenti obbligatori, non ci può essere più di un capogruppo in un gruppo!
Membro del gruppo -> Non richiede i documenti, è obbligatoria la presenza di un ospite "Capogruppo"
Capofamiglia -> Documenti obbligatori, non ci può essere più di un capofamiglia in una prenotazione!
Familiare -> Non richiede i documenti, è obbligatoria la presenza di un capofamiglia!
In linea generale, come è meglio registrare gli ospiti?
In caso di famiglie, si può registrare il padre/madre come Capofamiglia, così da velocizzare il resto e non prendere i documenti di tutti gli ospiti registrandoli come semplici familiari.
In caso di gruppo, si può etichettare una persona come capogruppo e raccogliere solo i dati, senza i documenti, degli altri ospiti che saranno registrati come membro gruppo.
Ospite Singolo lo si utilizza quando si hanno dei dubbi o se si vogliono avere i documenti di tutti gli ospiti.
N.B. nonostante non sia obbligatorio inserire i documenti in alcuni casi, è comunque obbligatorio verificare la veridicità dei dati inseriti.
Riconoscimento automatico OCR (opzionale)
Se dopo aver caricato la foto vuoi che il gestionale provi a automaticamente i dati delle schedine devi:
Abilitare l'opzione sul gestionale dal menu Altro > Configurazione > Altro > Moduli (funzionalità):
Assicurarti di caricare i documenti con foto orizzontali, senza copertura di plastica, piatto, sfondo pulito, con il documento che si adatti alla parte SINISTRA della foto.
vedi esempio:
⚠️ Attenzione: se la foto caricata non rispetta le istruzioni del punto precedente il riconoscimento automatico può non essere in grato di estrarre correttamente i dati.
Per un riconoscimento affidabile consigliamo l'utilizzo di uno scanner compatibile che garantisce un corretto posizionamento e qualità dell'immagine acquisita.
Scopri come usare lo scanner.
Se invece escludi l'uso di uno scanner dedicato puoi valutare se disattivare il riconoscimento automatico OCR e mantenere il solo caricamento della foto del documento (per poi copiare i dati nelle schedine a mano).
Salvataggio delle schedine
Una volta compilate le schede di tutti gli ospiti confermale cliccando sul pulsante Salva schede ospiti.
Se non già fatto in precedenza: lo stato della prenotazione verrà immediatamente aggiornato allo stato l'ospite ha fatto il check in e la prenotazione apparirà in Agenda come azzurra (o nel colore configurato).
Invio delle schedine alla Polizia e Istat
Per l'invio a PS e ISTAT trovi i dati delle schedine compilati automaticamente anche alla pagina Registrazioni visibile nel menu in alto.
